Mijn subsidieaanvraag

U heeft subsidie aangevraagd. Bent u benieuwd wat de situatie is van uw aanvraag? Log dan in op uw persoonlijke pagina: 

Wilt u documenten toevoegen aan uw dossier?

Nadat u bent ingelogd, komt u op uw PIP (Persoonlijke Internet Pagina). Onder het tabblad ‘Mijn Zaken’ ziet u alle lopende zaken onder elkaar. Onder de kop ‘Mijn Bijlagen’ klikt u op de rode button ‘Kies Bestand’. U kunt dan een document toevoegen.  

Wilt u een bericht sturen naar uw adviseur?

Nadat u bent ingelogd, komt u op uw PIP (Persoonlijke Internet Pagina). Onder het tabblad ‘Mijn Zaken’ ziet u alle lopende zaken onder elkaar. Onder de kop ‘Contact’ kunt u een bericht achterlaten voor de subsidieadviseur. Wilt u een kopie van dit bericht in uw mailbox ontvangen? Dan kunt u dat aanvinken. 

Welke belangrijke documenten heeft u nodig voor uw lopende subsidie?

Format activiteitenbegroting 

Bij uw subsidieaanvraag moet u laten zien hoeveel een activiteit kost. Hiervoor gebruikt u het verplichte format. 
Aan het einde van de periode waarvoor u de subsidie krijgt, vult u het format opnieuw in. Dat doet u bij uw jaarrapportage en subsidieverantwoording. Hiervoor vult u de kolom ‘werkelijke kosten’ in. Dat doet u voor ieder tabblad, per subsidiejaar.

Let op: verschillen de begroting en werkelijke kosten? Dan verklaart u dat per activiteit. Deze verklaringen neemt u op in het financieel jaarverslag.

Tussenrapportage

Na de eerste 6 maanden van het subsidiejaar stuurt u ons een tussenrapportage. Hierin geeft u aan of de activiteiten worden uitgevoerd zoals gepland. 

Bij subsidies vanaf € 100.000,- voegt u daaraan toe: 

  • een inhoudelijk verslag over de resultaten van de eerste 6 maanden. Wijkt er iets af? Dan noemt u dat in dit verslag. Hiervoor kunt u de opsomming ‘Subsidie voor uw activiteiten’ uit de verleningsbeschikking gebruiken
  • een financiële verantwoording van de resultaten van de eerste 6 maanden

Let op! 

Lees altijd in de beschikking wat u precies moet aanleveren voor deze tussenrapportage.

Jaarlijkse rapportage

Aan het einde van het subsidiejaar stuurt u ons uw jaarrapportage. Hierin laat u ons weten voor welke activiteiten u het afgelopen jaar subsidie kreeg. En hoeveel geld u voor iedere activiteit kreeg.

Gebruik voor de jaarrapportage: 

  • de opsomming ‘Subsidie voor uw activiteiten’ uit de verleningsbeschikking voor het inhoudelijke verlag  
  • het verplichte begrotingsformat voor het financiële verslag. Hoe staat uw activiteit ervoor ten opzichte van de begroting? 
  • bij subsidies vanaf € 100.000,-: voeg een financieel verslag toe. Dit heeft het bestuur goedgekeurd

Let op! 

  • Zorg dat wij de rapportage uiterlijk op 30 april na het afgelopen jaar hebben ontvangen.
  • Lees altijd in de beschikking wat u precies moet aanleveren voor deze rapportage.

Aanvraag om de subsidie vast te stellen

Na het einde van de subsidieperiode stellen wij uw subsidie vast. Zo weten wij dat u de activiteiten waarvoor u subsidie kreeg, ook echt heeft uitgevoerd. En of u hiervoor terecht subsidie kreeg. 

Upload hiervoor in uw dossier: 

  • een inhoudelijk verslag. U laat zien dat de activiteiten waarvoor u de subsidie kreeg, zijn uitgevoerd. U noemt u de behaalde resultaten op basis van de meetbare prestaties.  
  • een financieel verslag. Dit heeft het bestuur goedgekeurd. Hiervoor vult u in het verplichte format activiteitenbegroting de kolom ‘Werkelijk’ in. Zorgt u ervoor dat de financiële verantwoording aansluit op de ingediende begroting bij uw subsidieaanvraag? 
  • Bij subsidies vanaf € 100.000,-, voegt u daaraan toe: 
    • een door het bestuur goedgekeurde jaarrekening (balans en resultatenrekening met toelichting)
    • een goedkeurende controleverklaring op de subsidiebestedingen van de onafhankelijke accountant. Deze controleverklaring moet voldoen aan het ‘Controleprotocol gemeente Roosendaal voor de verantwoording en de controle van subsidies’. Let op: dit is niet gelijk aan de controle op de jaarrekening.

Let op! 

Lees altijd in de beschikking wat u precies moet aanleveren voor deze rapportage.

Controleprotocol gemeente Roosendaal

In het controleprotocol staat waaraan u en de controleverklaring van de accountant aan moeten voldoen. Dit geldt voor subsidies vanaf € 100.000,- per jaar.

Belangrijke documenten voor uw lopende subsidie

Bij uw subsidieaanvraag is het noodzakelijk dat u inzichtelijk maakt hoeveel een activiteit kost, hiervoor gebruikt u het verplichte format. 
Bij uw jaarrapportage en subsidieverantwoording aan het einde van de subsidieperiode vult u het format nogmaals in. Hiervoor gebruikt u de kolom werkelijke kosten per tabblad, per subsidiejaar.  

Verschillen tussen de begroting en werkelijke kosten dienen op activiteiten niveau te worden verklaard. De verklaringen neemt u op in het financieel jaarverslag.  

Na de eerste zes maanden van het subsidiejaar stuurt u ons een tussenrapportage. Hierin benoemt u of de activiteiten worden uitgevoerd zoals gepland. 

Bij subsidies vanaf € 100.000, voegt u daaraan toe: 

  • een inhoudelijk verslag over de resultaten van de eerste 6 maanden. Als er afwijkingen zijn, dan moet u die hier vermelden; U kunt hiervoor de opsomming “Subsidie voor uw activiteiten” uit de verleningsbeschikking gebruiken. 
  • een financiële verantwoording van de resultaten van de eerste 6 maanden.

Leest u altijd in de beschikking wat u exact dient aan te leveren voor het rapportagemoment. 

Als het subsidiejaar is afgelopen stuurt u ons uw jaarrapportage. In die rapportage informeert u ons inhoudelijk en financieel over de activiteiten waar u het afgelopen jaar subsidie voor heeft gekregen.

Gebruikt u voor de jaarrapportage: 

  • De opsomming “Subsidie voor uw activiteiten” uit de verleningsbeschikking voor het inhoudelijke verlag  
  • Het verplichte begrotingsformat voor het financiële verslag. Hoe staat uw activiteit er voor ten opzichte van de ingediende begroting? 
  • Bij subsidies vanaf € 100.000, voegt u een door het bestuur goedgekeurd financieel verslag toe. 
    Let op: de rapportage moet uiterlijk op 30 april na het afgelopen jaar door ons ontvangen zijn.

Leest u altijd in de beschikking wat u exact dient aan te leveren voor het rapportagemoment.

Na het einde van de subsidieperiode moet uw subsidie vastgesteld worden. Zo weten wij dat de activiteiten waar we subsidie voor hebben verleend, daadwerkelijk zijn uitgevoerd. En of de subsidieverlening terecht is geweest. Upload u hiervoor in uw dossier: 

  • een inhoudelijk verslag. Hierin laat u zien dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn uitgevoerd. In dit verslag vermeldt u de behaalde resultaten op basis van de meetbare prestaties.  
  • een door het bestuur goedgekeurd financieel verslag. Hiervoor vult u in het verplichte format activiteitenbegroting de kolom ‘Werkelijk’ in. Zorgt u ervoor dat de financiële verantwoording aansluit op de ingediende begroting bij uw subsidieaanvraag? 
  • Bij subsidies vanaf € 100.000, voegt u daaraan toe: 
    • een door het bestuur goedgekeurde jaarrekening (balans en resultatenrekening met toelichting;  
    • een goedkeurende controleverklaring op de subsidiebestedingen van de onafhankelijke accountant. Deze controleverklaring moet voldoen aan het ‘Controleprotocol gemeente Roosendaal voor de verantwoording en de controle van subsidies’. Let op: dit is niet gelijk aan de controle op de jaarrekening.

Leest u altijd in de beschikking wat u exact dient aan te leveren voor het rapportagemoment. 

Hierin staat aangegeven waar de subsidieontvanger en de controleverklaring van de accountant aan dienen te voldoen, bij een subsidie vanaf € 100.000,- per jaar.

Bekijk het controleprotocol