Evenement: aanmelden en vergunning aanvragen

Evenement tijdig aanmelden

Het is belangrijk dat alle evenementen tijdig bij ons bekend zijn, daarom moet u uw evenement aanmelden bij het evenementenloket voor plaatsing op de evenementenkalender.

Evenementen tot april 2020

• Meld uw evenement aan bij het evenementenloket voor plaatsing op de voorlopige evenementenkalender 2019.
• Indien mogelijk wordt uw evenement toegevoegd aan de voorlopige evenementenkalender 2019.
• U krijgt hierover bericht.
• U kunt pas een vergunning aanvragen, als het evenement op de evenementenkalender staat.
• Dien uw aanvraag tijdig in, maar uiterlijk 8 weken van tevoren, voor nieuwe evenementen 14 weken van tevoren. Om er zeker van te zijn dat u op tijd uw vergunning heeft, is het verstandig uw aanvraag ruim van tevoren te doen.
• Als de aanvraag niet op tijd en volledig ingevuld bij ons binnen is en/of als de vereiste bijlage(n) niet is meegestuurd, kunnen we de aanvraag niet in behandeling nemen. Let op: als u uw aanvraag niet op tijd indient, vervalt uw plek op de evenementenkalender.
• De plaatsing op de kalender is definitief als de vergunning voor het evenement is verleend.

Evenementen vanaf april 2020

• Meld uw evenement aan bij het evenementenloket voor plaatsing op de evenementenkalender.
• U meldt uw evenement aan tussen 1 november tot en met 31 december.
• Na verwerking van alle aanmeldingen maken we een voorlopige evenementenkalender 2020 op.
• U krijgt bericht als uw evenement al dan niet op de voorlopige kalender staat.
• U kunt pas een vergunning aanvragen, als het evenement op de evenementenkalender staat.
• Dien uw aanvraag tijdig in, maar uiterlijk 8 weken van tevoren, voor nieuwe evenementen 14 weken van tevoren. Om er zeker van te zijn dat u op tijd uw vergunning heeft, is het verstandig uw aanvraag ruim van tevoren te doen.
• Als de aanvraag niet op tijd en volledig ingevuld bij ons binnen is en/of als de vereiste bijlage(n) niet is meegestuurd, kunnen we de aanvraag niet in behandeling nemen. Let op: als u uw aanvraag niet op tijd indient, vervalt uw plek op de evenementenkalender.
• De plaatsing op de kalender is definitief als de vergunning voor het evenement is verleend.

Voorlopige evenementenkalender

Op basis van de ontvangen meldingen en het evenementenbeleid heeft de burgemeester de "voorlopige evenementenkalender" vastgesteld. De meeste evenementen zijn geplaatst. Voor een klein aantal is geen plaats en wordt in overleg naar een alternatief tijdstip of een andere locatie gezocht. U kunt nog evenementen aanmelden, plaatsing is afhankelijk van de aanwezige ruimte op de kalender (tijd, datum, locatie).

U kunt pas een vergunning aanvragen, als het evenement op de evenementenkalender staat.

Meer vergunningen

Het kan zijn dat u naast de evenementenvergunning nog andere zaken nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan een tijdelijke ontheffing voor het schenken van zwak-alcoholische dranken.

Kosten

De aanvraagkosten van een vergunning zijn afhankelijk van het te organiseren evenement.

Meer informatie

Meer en specifieke informatie vindt u in de legesverordening 2020.

Vragen

Vragen kunt u stellen per mail via apv@roosendaal.nl, of u kunt ons bellen via nummer 140165.

• Aan welk beveiligingsniveau moet de e-Herkenning voor het aanmelden van een evenement voldoen?

Beveiligingsniveau 2 is vereist.

• U beschikt nog over een geldige meerjarige vergunning, wat dan?

Een voorwaarde uit uw meerjarige vergunning is dat u tijdig bij ons meldt wanneer u het evenement in het komende jaar wilt houden. Ook deze evenementen moeten dus via het evenementenloket bij ons aangemeld worden. Indien u uw evenement tijdig bij ons gemeld heeft, krijgt het, zolang uw meerjarige vergunning nog geldig is, in principe een plek op de evenementenkalender. Bent u echter te laat met aanmelden dan kan uw gegarandeerde plek komen te vervallen. U dient uw evenement in de periode tussen 1 november en 31 december bij ons aan te melden.

• Uw evenement wordt niet op de voorlopige kalender geplaatst, wat dan?

Het kan gebeuren dat uw evenement niet op de voorlopige evenementenkalender wordt geplaatst. Misschien is de locatie waarop het evenement wilt houden of de datum waarop u het evenement wilt houden niet beschikbaar of misschien is het maximale aantal evenementendagen al bezet. Het is in dat geval niet mogelijk om een aanvraag voor een evenementenvergunning in te dienen. Overigens zal onze samenwerkingspartner in deze, VVV-Roosendaal, proberen om dergelijke knelpunten in het voortraject op te lossen door de situatie met betrokkenen te bespreken.

• Wanneer kan ik mijn complete evenementenvergunning aanvragen?

Eind januari ontvangt u van ons bericht of wij uw evenement op de voorlopige kalender hebben geplaatst.

Let op! Dit gaat om een voorlopige plaatsing. Definitieve plaatsing gebeurt pas nadat de evenementenvergunning daadwerkelijk is verleend. Om in aanmerking te komen voor een evenementenvergunning moet u na plaatsing op de voorlopige evenementenkalender nog een officiële aanvraag om evenementenvergunning indienen. U moet er voor zorgen dat wij uiterlijk 8 weken voor het evenement een complete aanvraag van u gekregen hebben (voor nieuwe evenementen of gewijzigde evenementen is dat zelfs 14 weken). Als dit niet het geval is dan vervalt uw voorlopige plek op de evenementenkalender. Dit geldt ook voor een zogenaamd ster-evenement of plus-evenement.

• U heeft uw evenement niet aangemeld in de daarvoor bedoelde periode maar wilt toch een evenement organiseren. Wat dan?

U kunt uw evenement ook na 31 december nog bij ons aanmelden. Er zal dan, nadat alle tijdig aangemelde evenementen zijn verwerkt, worden bekeken of er op basis van het nieuwe beleid nog plek is op de door u gewenste datum en locatie. Hiervoor geldt “wie het eerst komt wie het eerst maalt”.

• U heeft uw evenementenaanvraag al ingediend, wat dan?

Als u al een aanvraag om evenementenvergunning heeft ingediend, dan wordt deze aanvraag aangemerkt als een aanmelding voor voorlopige plaatsing op de evenementenkalender. U krijgt dan net als de andere aanmeldingen eind januari van ons bericht. Nadat u bericht heeft gekregen dat uw evenement op de voorlopige kalender is geplaatst, kunt u de rest van uw gegevens toevoegen en daarmee uw officiële aanvraag indienen.

Wilt u uw evenement aanmelden voor de evenementenkalender?

U logt in met uw DigiD:

Aanmelden met DigiD

Stichtingen, verenigingen of bedrijven loggen in met e-herkenning:

Aanmelden met eHerkenning

Heeft u uw evenement al aangemeld voor de kalender en wilt u een aanvraag om evenementenvergunning indienen?

U logt in met uw DigiD:

Aanvragen met DigiD

Stichtingen, verenigingen of bedrijven loggen in met e-herkenning:

Aanvragen met eHerkenning