Evenement: aanmelden en vergunning aanvragen

Evenementen in 2021 en corona

Op dit moment zijn evenementen in Nederland vanwege het coronavirus niet toegestaan. Er zijn hoopvolle verwachtingen voor de tweede helft van dit jaar, maar wanneer en hoe er weer evenementen mogen gaan plaatsvinden is nu niet duidelijk.  Zeker is wel dat het coronavirus in 2021 nog steeds van invloed zal zijn op het organiseren van evenementen.

Voor u als organisatoren willen we echter zoveel mogelijk zekerheden bieden. Door de huidige situatie is de evenementenkalender voor dit jaar en een gedeelte van 2022 nog niet vastgesteld; een groot deel van de evenementen is formeel ook niet aangemeld. Vermelding op de kalender is echter nog steeds een formeel vereiste voor het in behandeling nemen van een vergunningaanvraag. Omdat we als gemeente voorbereid willen zijn (mochten evenementen vanuit het kabinet wél weer worden toegestaan) en we u als evenementenorganisatie in dat scenario tijdig zekerheid willen bieden dient u uw evenement alsnog aan te melden om een gegarandeerde plek op de evenementenkalender te kunnen verkrijgen. Dit betreft een voorlopige evenementenkalender. Het blijft als vanzelfsprekend afhankelijk van de landelijke maatregelen wat wel en niet zal kunnen de komende maanden.

Voorlopige evenementenkalender

Wat kunt u nu doen?

• Meld uw evenement aan bij het evenementenloket voor plaatsing op de voorlopige evenementenkalender 2021, het liefst vóór 1 april 2021. 
• Indien mogelijk wordt uw evenement toegevoegd aan de voorlopige evenementenkalender 2021.
• U krijgt hierover bericht.
• U kunt pas een vergunning aanvragen, als het evenement op de voorlopige evenementenkalender staat.
• Dien indien u een plek op de voorlopige evenementenkalender krijgt uw aanvraag tijdig in, maar uiterlijk 8 weken van tevoren, voor nieuwe evenementen 14 weken van tevoren. Om er zeker van te zijn dat u op tijd uw vergunning heeft, is het verstandig uw aanvraag ruim van tevoren te doen.
• Als de aanvraag niet op tijd en volledig ingevuld bij ons binnen is en/of als de vereiste bijlage(n) niet is meegestuurd, kunnen we de aanvraag niet in behandeling nemen. Let op: als u uw aanvraag niet op tijd indient, vervalt uw plek op de evenementenkalender.
• De plaatsing op de kalender is definitief als de vergunning voor het evenement is verleend.
• Voorlopige evenementenkalender
• Op basis van de ontvangen meldingen en het evenementenbeleid zal de burgemeester de "voorlopige evenementenkalender" vaststellen. De meeste evenementen zijn dan voorlopig geplaatst. Voor een klein aantal is geen plaats en wordt in overleg naar een alternatief tijdstip of een andere locatie gezocht. U kunt nog evenementen aanmelden, plaatsing is afhankelijk van de aanwezige ruimte op de kalender (tijd, datum, locatie).

U kunt pas een vergunning aanvragen, als het evenement op de evenementenkalender staat.

Meer vergunningen

Het kan zijn dat u naast de evenementenvergunning nog andere zaken nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan een tijdelijke ontheffing voor het schenken van zwak-alcoholische dranken.

Kosten

De aanvraagkosten van een vergunning zijn afhankelijk van het te organiseren evenement.

Vragen

Vragen kunt u stellen per mail via apv@roosendaal.nl, of u kunt ons bellen via nummer 140165.

• Aan welk beveiligingsniveau moet de e-Herkenning voor het aanmelden van een evenement voldoen?

Beveiligingsniveau 2 is vereist.

• U beschikt nog over een geldige meerjarige vergunning, wat dan?

Een voorwaarde uit uw meerjarige vergunning is dat u tijdig bij ons meldt wanneer u het evenement in het komende jaar wilt houden. Ook deze evenementen moeten dus via het evenementenloket bij ons aangemeld worden. Indien u uw evenement tijdig bij ons gemeld heeft, krijgt het, zolang uw meerjarige vergunning nog geldig is, in principe een plek op de evenementenkalender. Bent u echter te laat met aanmelden dan kan uw gegarandeerde plek komen te vervallen. U dient uw evenement in de periode tussen 1 november en 31 december bij ons aan te melden.

• Uw evenement wordt niet op de voorlopige kalender geplaatst, wat dan?

Het kan gebeuren dat uw evenement niet op de voorlopige evenementenkalender wordt geplaatst. Misschien is de locatie waarop het evenement wilt houden of de datum waarop u het evenement wilt houden niet beschikbaar of misschien is het maximale aantal evenementendagen al bezet. Het is in dat geval niet mogelijk om een aanvraag voor een evenementenvergunning in te dienen. Overigens zal onze samenwerkingspartner in deze, VVV-Roosendaal, proberen om dergelijke knelpunten in het voortraject op te lossen door de situatie met betrokkenen te bespreken.

• Wanneer kan ik mijn complete evenementenvergunning aanvragen?

Eind januari ontvangt u van ons bericht of wij uw evenement op de voorlopige kalender hebben geplaatst.

Let op! Dit gaat om een voorlopige plaatsing. Definitieve plaatsing gebeurt pas nadat de evenementenvergunning daadwerkelijk is verleend. Om in aanmerking te komen voor een evenementenvergunning moet u na plaatsing op de voorlopige evenementenkalender nog een officiële aanvraag om evenementenvergunning indienen. U moet er voor zorgen dat wij uiterlijk 8 weken voor het evenement een complete aanvraag van u gekregen hebben (voor nieuwe evenementen of gewijzigde evenementen is dat zelfs 14 weken). Als dit niet het geval is dan vervalt uw voorlopige plek op de evenementenkalender. Dit geldt ook voor een zogenaamd ster-evenement of plus-evenement.

• U heeft uw evenement niet aangemeld in de daarvoor bedoelde periode maar wilt toch een evenement organiseren. Wat dan?

U kunt uw evenement ook na 31 december nog bij ons aanmelden. Er zal dan, nadat alle tijdig aangemelde evenementen zijn verwerkt, worden bekeken of er op basis van het nieuwe beleid nog plek is op de door u gewenste datum en locatie. Hiervoor geldt “wie het eerst komt wie het eerst maalt”.

• U heeft uw evenementenaanvraag al ingediend, wat dan?

Als u al een aanvraag om evenementenvergunning heeft ingediend, dan wordt deze aanvraag aangemerkt als een aanmelding voor voorlopige plaatsing op de evenementenkalender. U krijgt dan net als de andere aanmeldingen eind januari van ons bericht. Nadat u bericht heeft gekregen dat uw evenement op de voorlopige kalender is geplaatst, kunt u de rest van uw gegevens toevoegen en daarmee uw officiële aanvraag indienen.

Wilt u uw evenement aanmelden voor de evenementenkalender?

U logt in met uw DigiD:

Aanmelden met DigiD

Stichtingen, verenigingen of bedrijven loggen in met e-herkenning:

Aanmelden met eHerkenning

Heeft u uw evenement al aangemeld voor de kalender en wilt u een aanvraag om evenementenvergunning indienen?

U logt in met uw DigiD:

Aanvragen met DigiD

Stichtingen, verenigingen of bedrijven loggen in met e-herkenning:

Aanvragen met eHerkenning