Evenement: aanmelden en vergunning aanvragen

Wilt u in Roosendaal een evenement organiseren? Zoals een grote braderie, optocht, feest of een muziekfestival? Meld eerst uw evenement aan bij het evenementenloket. Daarna kunt u een vergunning aanvragen.

Zo werkt het

Voorlopige evenementenkalender

U kunt op dit moment uw evenement aanmelden voor de voorlopige evenementenkalender 2024. De definitieve evenementenkalender wordt jaarlijks in januari vastgesteld. Het vermeld staan op de kalender is formeel nog steeds een vereiste voor het in behandeling kunnen nemen van een vergunningaanvraag voor een evenement.

Evenementenkalender 2024 week 46.pdf (PDF - 488kB)

Wat kunt u nu doen?

Meld uw evenement aan bij het evenementenloket voor plaatsing op de voorlopige evenementenkalender 2024.
Aanmeldingen na deze termijn kunnen mogelijk worden toegevoegd indien er ruimte is.
U krijgt hierover bericht.
Het aanvragen van een vergunning is alleen mogelijk als uw evenement op de voorlopige evenementenkalender staat.
Dien uw aanvraag daarna tijdig in, maar minimaal 8 weken voor de datum van een bekend evenement en voor nieuwe evenementen minimaal 14 weken tevoren. Het is verstandig uw aanvraag ruim van tevoren te doen.
Als de aanvraag niet tijdig en volledig, eveneens met de vereiste bijlage(n) is ingediend, kan de aanvraag niet in behandeling worden genomen. Let op: als u uw aanvraag niet op tijd indient, wordt uw evenement van de evenementenkalender gehaald.
De plaatsing op de kalender is pas definitief als de vergunning voor het evenement is verleend.

U kunt pas een vergunning aanvragen, als het evenement op de evenementenkalender staat.

Meer vergunningen

Het kan zijn dat u naast de evenementenvergunning nog andere zaken nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan een tijdelijke ontheffing voor het schenken van zwak-alcoholische dranken.

Evenementenloket

Bent u van plan een evenement te organiseren in Roosendaal? Het Evenementenloket Roosendaal helpt u graag op weg. Het evenementenloket fungeert als frontoffice voor organisatoren. Een servicepunt voor jou als organisator. U kunt bij het loket terecht voor al uw vragen en ondersteuning.

Kosten

De aanvraagkosten van een vergunning zijn afhankelijk van het te organiseren evenement.

Vragen

Vragen kunt u stellen per mail via apv@roosendaal.nl, of u kunt ons bellen via nummer 0165 579 111.

Vraag en antwoord

Aan welk beveiligingsniveau moet de e-Herkenning voor het aanmelden van een evenement voldoen?

Beveiligingsniveau 2 is vereist.

U beschikt nog over een geldige meerjarige vergunning, wat dan?

Een voorwaarde uit uw meerjarige vergunning is dat u tijdig bij ons meldt wanneer u het evenement in het komende jaar wilt houden. Ook deze evenementen moeten dus via het evenementenloket bij ons aangemeld worden. Indien u uw evenement tijdig bij ons gemeld heeft, krijgt het, zolang uw meerjarige vergunning nog geldig is, in principe een plek op de evenementenkalender. Bent u echter te laat met aanmelden dan kan uw gegarandeerde plek komen te vervallen. U dient uw evenement in de periode tussen 1 november en 31 december bij ons aan te melden.

Uw evenement wordt niet op de voorlopige kalender geplaatst, wat dan?

Het kan gebeuren dat uw evenement niet op de voorlopige evenementenkalender wordt geplaatst. Misschien is de locatie waarop het evenement wilt houden of de datum waarop u het evenement wilt houden niet beschikbaar of misschien is het maximale aantal evenementendagen al bezet. Het is in dat geval niet mogelijk om een aanvraag voor een evenementenvergunning in te dienen. Overigens zal onze samenwerkingspartner in deze, VVV-Roosendaal, proberen om dergelijke knelpunten in het voortraject op te lossen door de situatie met betrokkenen te bespreken.

Wanneer kan ik mijn complete evenementenvergunning aanvragen?

Eind januari ontvangt u van ons bericht of wij uw evenement op de voorlopige kalender hebben geplaatst.

Let op! Dit gaat om een voorlopige plaatsing. Definitieve plaatsing gebeurt pas nadat de evenementenvergunning daadwerkelijk is verleend. Om in aanmerking te komen voor een evenementenvergunning moet u na plaatsing op de voorlopige evenementenkalender nog een officiële aanvraag om evenementenvergunning indienen. U moet er voor zorgen dat wij uiterlijk 8 weken voor het evenement een complete aanvraag van u gekregen hebben (voor nieuwe evenementen of gewijzigde evenementen is dat zelfs 14 weken). Als dit niet het geval is dan vervalt uw voorlopige plek op de evenementenkalender. Dit geldt ook voor een zogenaamd ster-evenement of plus-evenement.

U heeft uw evenement niet aangemeld in de daarvoor bedoelde periode maar wilt toch een evenement organiseren. Wat dan?

U kunt uw evenement ook na 31 december nog bij ons aanmelden. Er zal dan, nadat alle tijdig aangemelde evenementen zijn verwerkt, worden bekeken of er op basis van het nieuwe beleid nog plek is op de door u gewenste datum en locatie. Hiervoor geldt “wie het eerst komt wie het eerst maalt”.

U heeft uw evenementenaanvraag al ingediend, wat dan?

Als u al een aanvraag om evenementenvergunning heeft ingediend, dan wordt deze aanvraag aangemerkt als een aanmelding voor voorlopige plaatsing op de evenementenkalender. U krijgt dan net als de andere aanmeldingen eind januari van ons bericht. Nadat u bericht heeft gekregen dat uw evenement op de voorlopige kalender is geplaatst, kunt u de rest van uw gegevens toevoegen en daarmee uw officiële aanvraag indienen.