Evenementenloket / evenementen organiseren

Coronavirus (COVID-19) en evenementen vanaf 1 juli

Evenementen zijn, onder bepaalde voorwaarden, weer toegestaan. Enerzijds levert dit veel enthousiasme op en anderzijds leidt het nieuws vooral tot heel veel vragen want waaraan moet zo’n evenement nu voldoen? Wij hebben geprobeerd de informatie die wij tot nu toe hebben zo duidelijk mogelijk voor u op een rijtje te zetten. Het is de bedoeling deze informatie zo veel mogelijk actueel te houden en te updaten waar mogelijk. Helaas zullen we niet alle vragen meteen kunnen beantwoorden en zullen inzichten wellicht nog wijzigen. Deze situatie is immers nieuw voor ons allemaal.

Regels

De regels waar u als evenementenorganisator aan moet voldoen zijn vastgelegd in de noodverordening. Deze is opgesteld door de Veiligheidsregio en geldt ook voor de individuele gemeenten als kader waaraan zij moeten toetsen.

De noodverordening maakt onderscheid tussen verschillende soorten evenementen. Evenementen binnen, evenementen in de open lucht tot 250 bezoekers, evenementen in de open lucht met meer dan 250 bezoekers en zogenaamde doorstroomevenementen.

In de pdf hieronder vindt u een handig schema welke regels in welke situatie gelden. Wij hebben een en ander ook nog voor u uitgeschreven.

pdf Schema regels evenementen (PDF, 87.37 KB) pdf Hygiënemaatregelen ten tijde van Covid-19 (PDF, 259.93 KB)

Algemeen

De belangrijkste regel, die voor alle evenementen geldt is dat u er, als organisator, voor moet zorgen dat u zodanige maatregelen treft bij uw evenement dat iedereen zich aan de 1,5 meter afstand kan houden. Als organisator bent u er vervolgens ook verantwoordelijk voor dat de bezoekers van uw evenement daadwerkelijk 1,5 meter afstand tot elkaar houden. U dient hier dus op toe te zien en daar waar nodig maatregelen te treffen als uw bezoekers zich hier niet aan houden.

U moet maatregelen treffen waarmee de stromen van de personen die samenkomen worden gescheiden, ook voor zover het het gebruik van sanitaire voorzieningen betreft. Daarnaast treft u hygiënemaatregelen waarmee de verspreiding van COVID-19 wordt tegengegaan.

Houdt u er tot slot rekening mee dat het niet is toegestaan om in groepsverband te zingen of te schreeuwen. Dit verbod geldt niet voor zangers, zangkoren, zanggroepen bij een optreden of uitvoering en voor zang als onderdeel van de belijdenis van godsdienst of levensovertuiging. Het is aan u als organisator om ervoor zorg te dragen  dat hierop wordt toegezien en gehandhaafd.

Deze regels gelden voor alle evenementen.

Evenementen Binnen

Organiseert u een evenement binnen dan moet u, naast bovengenoemde algemene regels, in alle gevallen uw bezoekers een zitplaats toewijzen of, in het geval van wellness-, sauna-, sport-, spel-, theater-, of dansactiviteiten , een afgebakende locatie waar de activiteit kan plaatsvinden (placering);
Bij placering in de vorm van toewijzing van een afgebakende locatie gaat het om de beoefening van de activiteiten. Bij het kijken naar sport- spel- theater en dansactiviteiten bestaat placeren uit het aanwijzen van een zitplaats.

Komen er meer dan 100 personen per zelfstandige ruimte naar uw binnen-evenement dan bent u verplicht te werken met een reservering en de gezondheid van alle aanwezigen te verifiëren (Vragen naar ziekteverschijnselen van COVID-19). De bezoekers van uw evenement zijn verplicht gebruik te maken van de door u toegewezen zitplaats. U moet erop toe zien dat zij dat doen.

Evenementen buiten tot 250 personen

Voor evenementen buiten tot een maximum van 250 personen gelden de algemene regels.

Evenementen buiten van meer dan 250 personen

Organiseert u een evenement buiten en zijn er meer dan 250 personen (exclusief personeel)? Dan bent u naast de algemene regels verplicht te werken met een reservering en de gezondheid van alle aanwezigen te verifiëren. Ook moet u uw bezoekers een zitplaats toewijzen of, in het geval van wellness-, sauna-, sport-, spel-, theater-, of dansactiviteiten, een afgebakende locatie waar de activiteit kan plaatsvinden (placering). De bezoekers van uw evenement zijn verplicht gebruik te maken van de door u toegewezen zitplaats. U moet erop toe zien dat zij dat doen.

Doorstroomevenementen

Bij evenementen waarbij er sprake is van doorstroming geldt niet de plicht tot verificatie van de gezondheid, reserveren en het toewijzen van een zitplaats of afgebakende locatie.

Uit uw plannen of de indeling van het terrein of gebouw moet duidelijk zijn dat doorstroming plaats zal vinden. Dit moet ook feitelijk kunnen en ook daadwerkelijk gebeuren. Kermissen zijn een voorbeeld van doorstroomevenementen.

Ook bij een evenement met foodtrucks of een braderie kan sprake zijn van doorstroming. Dat moet dan uit de opzet en indeling blijken. Als er bijvoorbeeld sprake is van een groot terras in het midden, kan niet worden gesproken van doorstroming en gelden de regels voor de gevallen waarbij er geen sprake is van doorstroming. In sommige gevallen kan gekeken worden of een splitsing in het evenement mogelijk is.

De algemene regels zijn ook op deze evenementen van toepassing en als organisator bent u ook in dit geval verantwoordelijk voor de naleving van deze regels door uw bezoekers.

Melding/aanvraagprocedure

Meldingsplichtige evenementen

Er zullen in ieder geval tot 1 september geen meldingsplichtige activiteiten worden toegestaan op de (gebruikelijke) terrasgebieden. Hier wordt voorrang gegeven aan de aldaar geplaatste terrassen.

Voor de overige locaties kunt u uw melding op de gebruikelijke wijze indienen. Aanvullend op de gebruikelijke vragen moet u ook verklaren dat u alle nodige maatregelen zult nemen om ervoor te zorgen dat geldende regels kunnen en zullen worden nageleefd. Ook voor deze kleine meldingsplichtige evenementen geldt dat u als organisator verantwoordelijk bent voor het nemen van maatregelen en het naleven van de maatregelen door uw bezoekers.

Vergunningplichtige evenementen

Gebruikelijke procedure

Vergunningplichtige evenementen kunnen op de gebruikelijke wijze worden aangevraagd. Dat houdt in dat u uw evenement voor de gewenste datum en locatie aanmeldt voor de evenementenkalender. Na plaatsing op de evenementenkalender dient u uw aanvraag in. Ook dat gaat op de gebruikelijke wijze.

Wat verandert er wel?

Naast de gebruikelijke aanvraagdocumenten zoals bijvoorbeeld het aanvraagformulier, een plattegrond en eventueel een veiligheidsplan moet u ook aangeven welke maatregelen u neemt om te voldoen aan de regels m.b.t. het COVID -19 die voor uw soort evenement gelden (zie hiervoor). Op internet verschijnen steeds meer (branche)protocollen die u hierbij wellicht kunnen helpen. Ook op de site van het RIVM vindt u verdere informatie. Het is echter niet de bedoeling dat u kortweg verwijst naar zo’n protocol. Bij uw aanvraag dient u zelf uit te werken welke maatregelen u treft. Hoe u hier uitvoering aan geeft en hoe u er op toeziet dat uw bezoekers de maatregelen naleven.

Denkt u hierbij o.a. aan de beantwoording van de volgende vragen:

  • Hoe wordt er gezorgd dat bezoekers/deelnemers te allen tijde 1,5 meter afstand kunnen houden?
  • Hoe wordt er gezorgd dat bezoekers/deelnemersstromen elkaar niet kruisen en de afstand bewaard kan blijven?
  • Hoe wordt er gezorgd voor de stromen van personen met betrekking tot gebruik van sanitaire voorzieningen?
  • Welke hygiëne maatregelen worden er getroffen voor het tegengaan van verspreiding van het virus?
  • Als er zitplaatsen zijn, hoe wordt er gezorgd dat bezoekers daar op een goede manier komen en blijven?

Bent u van mening dat uw evenement een doorstroomevenement is? Dan moet dit duidelijk blijken uit de aanvraag en bijbehorende documenten.

Afhandelingstermijnen

Ten aanzien van vergunningplichtige evenementen geldt dat wij als gemeente enige tijd nodig hebben om uw aanvraag te beoordelen en hierop een besluit te nemen. U dient hierbij rekening te houden met een termijn van 8 weken voor bestaande evenementen en een termijn van 14 weken voor nieuwe of gewijzigde evenementen (uitgaande van een complete aanvraag). Deze tijd hebben wij nodig om de nodige adviezen te verzamelen en een zorgvuldige afweging te maken. Hoewel we begrijpen dat de vraag en de wens naar evenementen steeds groter zal worden is besloten om geen spoedaanvragen in behandeling te nemen, maar de veiligheid van het evenement en zijn bezoekers voorop te stellen. Hiervoor is een zorgvuldige afweging noodzakelijk zeker nu het evenement ook beoordeeld moet worden op maatregelen ten aanzien van het COVID 19. Wij zullen er alles aan doen om uw aanvraag zo snel mogelijk af te handelen.

Als uw evenement niet door gaat

Mocht het zo zijn dat uw evenement niet doorgaat dan verzoeken wij u dit bij ons te melden. Dit kan via apv@roosendaal.nl.

Vragen

Vragen en antwoorden over evenementen

Onder placering wordt verstaan: het toewijzen van een zitplaats of, in het geval van sport-, spel-, theater-, of dansactiviteiten, het toewijzen van een afgebakende locatie waar de activiteit kan plaatsvinden. Bij placering in de vorm van toewijzing van een afgebakende locatie gaat het om de beoefening van de activiteiten. Bij het kijken naar sport- spel- theater en dansactiviteiten bestaat placeren uit het aanwijzen van een zitplaats.

Onder verificatie van de gezondheid wordt verstaan het vragen naar ziekteverschijnselen van COVID 19. Dit zijn de bekende verschijnselen zoals koorts , neusverkoudheid, keelpijn, hoesten, niezen e.d. Als blijkt dat deze klachten aanwezig zijn dan mag de persoon die deze klachten heeft niet worden toegelaten tot de activiteit of inrichting.

Ja, op buitenterrassen bij eet- en drinkgelegenheden of op buitenterrassen op een evenemententerrein is placering altijd verplicht.  

Nee, bij samenkomsten binnen wordt het podium niet langer gezien als een afzonderlijke ruimte.

Ja, indien er onvoldoende vertrouwen bestaat in de voorgelegde plannen en de plannen naar het oordeel van de burgemeester niet voldoende voorzien in de voorwaarden om het evenement op een veilige en medisch verantwoorde wijze te laten plaatsvinden, conform de voorwaarden die de noodverordening stelt, kan uw vergunning worden geweigerd.

Ook bij dansevenementen in de buitenlucht moet wel tenminste 1,5 meter afstand worden gehouden. Dansen buiten mag wel op samenkomsten met maximaal 250 personen.

Nee, hoewel deze activiteit normaal gesproken niet vergunningplichtig is, is het gelegenheid geven tot dansen in een horecagelegenheid op basis van de noodverordening momenteel niet toegestaan.

Zie voor een antwoord: https://www.rivm.nl/coronavirus-covid-19/adviezen-werk-vrije-tijd/generi...

Onderdeel: Extra aandachtspunten voor betaald voetbal, topsport, binnen – en buitensport, inclusief amateurcompetities

De noodverordening gaat uit van zitten bij dit evenement. Dit is de eis voor elk buitenterras, ook bij een terras op een evenement. Een statafel mag worden geplaatst, mits er aan wordt gezeten, bijvoorbeeld door een barkruk.

Artikel 2.1 lid 4 bepaalt dat het verboden is om een samenkomst op een buitenterras bij een eet-en drinkgelegenheid of een buitenterras op een evenemententerrein te organiseren zonder aanwezigen te placeren.

Ja. Bezoekers mogen hun eigen maaltijd of drankje halen, mits de organisator voorziet in de voorwaarden uit artikel 2.1 lid 1. Wanneer bij het evenement placeren geldt, dan is het de bedoeling dat de consumptie zittend wordt genuttigd.

1,5m afstand is de norm. De organisator moet (conform art. 2.1 lid 1 sub c) kunnen aantonen dat alle aanwezigen te allen tijde 1,5m afstand kunnen houden. Ongeacht of bepaalde categorieën bezoekers (bv gezinnen en kinderen) zich vervolgens conform art. 2.2 lid zich daar niet aan hoeven te houden.

Ja, als het gaat om de leeftijd voor het nuttigen van alcohol (18+). Ook voor wat betreft corona kan leeftijd relevant zijn. Personen t/m 17 jaar hoeven (onderling) geen 1,5 m afstand te houden. In dat geval kan om een ID worden gevraagd. Huisregels op een evenemententerrein zijn toegestaan.

Nee. De noodverordening kent geen mogelijkheid tot gelijkwaardigheid. De anderhalve meter tot de dichtstbijzijnde persoon is een vereiste (tenzij uitzonderingen conform artikel 2.2 lid 1 noodverordening).

Dat verschilt per branche. Veel protocollen zijn vindbaar op: https://evenementenbouwers.org/protocollen/

Daarnaast is bijgaande website van het RIVM ook behulpzaam voor organisatoren: https://www.rivm.nl/coronavirus-covid-19/adviezen-werk-vrije-tijd/generi...

Nee. Het verbod op gezamenlijk zingen of schreeuwen betreft art. 2.4 van de noodverordening. Hier gelden geen uitzonderingen voor.